Túi giấy tờ cầm tay của con khi đi trại ở nước ngoài thường gồm: hộ chiếu còn hạn, thị thực hoặc giấy phép nhập cảnh nếu nước đến yêu cầu, giấy tờ của đoàn (vé, xác nhận nhập học, giấy đồng ý của cha mẹ), bản sao các giấy tờ đó, thẻ bảo hiểm và một thẻ liên lạc khẩn cấp ghi bằng tiếng Anh. Phần lớn đoàn có trưởng đoàn giữ hộ chiếu bản gốc trong lúc di chuyển và gửi trại cất giữ khi đến nơi; con giữ bản sao và thẻ liên lạc bên mình. Cách chia này nghe đơn giản, nhưng chỉ chạy được khi cả ba bên cùng biết từng thứ đang nằm ở đâu vào từng thời điểm của chuyến đi.
Danh sách giấy tờ bắt buộc phụ thuộc nước đến, tuổi con và việc con đi cùng ai, nên luôn lấy danh sách từ đơn vị tổ chức và cơ quan xuất nhập cảnh của hai nước làm chuẩn. Bài này không thay danh sách đó; bài nói về cách sắp túi giấy tờ để con, trưởng đoàn và cha mẹ đều tìm thấy thứ cần tìm khi cần.
Ai giữ hộ chiếu: con, trưởng đoàn hay trại
Với học sinh tiểu học và cấp hai đi theo đoàn, cách làm phổ biến là trưởng đoàn thu hộ chiếu của cả đoàn từ lúc làm thủ tục ở sân bay đi, phát cho từng em khi qua cửa xuất cảnh, nhập cảnh rồi thu lại. Đến trại, nhiều trường cất hộ chiếu của học sinh trong két văn phòng và chỉ trả lại khi có việc như gia hạn giấy tờ hoặc ngày về. Cách này giảm hẳn rủi ro mất hộ chiếu, thứ khó thay thế nhất khi ở nước ngoài. Đổi lại, con cần biết rõ mình không giữ hộ chiếu, để khi có người lạ hỏi thì con chỉ về phía trưởng đoàn chứ không lục ba lô.
Học sinh lớn đi lẻ vào trại quốc tế thì thường tự giữ hộ chiếu trên đường bay, rồi nộp cho văn phòng trại khi nhận phòng. Dù theo cách nào, cha mẹ nên hỏi rõ trước ngày đi: ai giữ hộ chiếu ở từng chặng, con lấy lại thế nào khi cần, và trại cất ở đâu. Câu trả lời mơ hồ là dấu hiệu nên hỏi thêm.
Một điểm hay bị bỏ qua: hạn của hộ chiếu. Nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu một khoảng thời gian tính từ ngày nhập cảnh hoặc ngày rời nước đó, thường là sáu tháng. Hộ chiếu của trẻ em ở Việt Nam có thời hạn ngắn hơn hộ chiếu người lớn, nên kiểm hạn ngay khi bắt đầu tìm chương trình, không đợi đến tháng cuối.
Danh sách túi giấy tờ theo ba lớp
Chia giấy tờ thành ba lớp giúp mỗi người biết mình giữ gì. Danh sách dưới đây là khung chung; đơn vị tổ chức sẽ bổ sung giấy tờ riêng của chương trình.
- Lớp bản gốc (trưởng đoàn hoặc trại giữ): hộ chiếu, thị thực hoặc thư chấp thuận nhập cảnh nếu có, giấy đồng ý của cha mẹ hoặc giấy uỷ quyền theo yêu cầu của nước đến và hãng bay, thư xác nhận nhập học của trại.
- Lớp bản sao (con giữ trong túi xách tay): bản sao trang thông tin hộ chiếu và thị thực, bản sao giấy đồng ý của cha mẹ, giấy chứng nhận bảo hiểm, thẻ liên lạc khẩn cấp, hai ảnh thẻ dự phòng.
- Lớp số (lưu trong điện thoại cha mẹ, trưởng đoàn và hộp thư riêng): ảnh chụp rõ từng giấy tờ, vé điện tử, hợp đồng với đơn vị tổ chức, đơn bảo hiểm, phiếu y tế đã nộp cho trại.
- Giấy tờ y tế (nếu có): bản tóm tắt bệnh sử bằng tiếng Anh, đơn thuốc, giấy bác sĩ cho thuốc cần mang theo, sổ tiêm chủng hoặc bản dịch nếu trại yêu cầu.
Bản sao giấy tờ không thay được bản gốc khi qua cửa khẩu, nhưng giúp rất nhiều khi phải trình báo mất, làm lại giấy tờ tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đến, hoặc khi bệnh viện cần thông tin của con mà hộ chiếu đang ở két văn phòng trại.
Thẻ liên lạc khẩn cấp: viết gì và để ở đâu
Thẻ liên lạc khẩn cấp là một tấm giấy cỡ thẻ ngân hàng, ép plastic hoặc bỏ trong bao nhựa, ghi bằng tiếng Anh. Nó dành cho tình huống con lạc đoàn ở sân bay, trung tâm thương mại hay điểm tham quan, điện thoại hết pin, và cần một người lạ giúp liên lạc. Trẻ hoảng thường quên cả số điện thoại của mẹ; tấm thẻ nói thay con.
Thẻ nên có: họ tên con như trong hộ chiếu, tên trại và địa chỉ trại, số điện thoại của trưởng đoàn và văn phòng trại có mã quốc gia, số của cha hoặc mẹ có mã quốc gia Việt Nam, dị ứng hoặc bệnh cần lưu ý nếu có, và một câu tiếng Anh ngắn, lịch sự, nói rằng con là học sinh của trại và nhờ người đọc gọi giúp số trưởng đoàn. Câu này viết sẵn để con không phải nghĩ cách nói lúc đang hoảng, chỉ cần đưa thẻ ra.
Đừng ghi địa chỉ nhà ở Việt Nam hay số căn cước của con lên thẻ. Thẻ nằm trong túi quần hoặc ngăn ba lô dễ rút, không để chung với hộ chiếu. Làm hai thẻ: một thẻ trong ba lô hằng ngày, một thẻ trong túi xách tay khi bay. Trước chuyến đi, tập với con: lạc đoàn thì đứng yên ở chỗ dễ thấy, tìm nhân viên mặc đồng phục hoặc quầy thông tin, đưa thẻ ra.
Túi đựng giấy tờ: chọn loại nào cho con
Túi đựng giấy tờ tốt là túi con không quên mở, không quên đóng và không để lại trên ghế. Mỗi kiểu có chỗ mạnh riêng, và nhiều đoàn kết hợp hai kiểu: túi đeo cổ cho đoạn sân bay, túi zip phẳng khi đã đến trại.
| Kiểu túi | Ưu điểm | Lưu ý | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Túi zip phẳng bỏ trong ba lô | Gọn, chống nước, nhìn thấy bên trong | Dễ lẫn với túi khác, cần màu dễ nhận | Mọi lứa tuổi, nhất là trẻ nhỏ |
| Túi đeo cổ dưới áo | Luôn trên người, khó bị móc | Nóng ở xứ nhiệt đới, bất tiện khi qua cửa an ninh | Đoạn di chuyển đông người, quá cảnh dài |
| Túi đeo chéo nhỏ | Lấy nhanh khi cần trình | Dễ tháo ra để quên trên ghế, trong nhà vệ sinh | Học sinh lớn, đi lẻ |
| Bìa kẹp hồ sơ của đoàn | Đồng bộ, trưởng đoàn dễ kiểm | Con không tự quản lý được | Đoàn học sinh tiểu học |
Dù chọn túi nào, hãy dạy con một thói quen: mỗi lần đứng dậy khỏi ghế ở phòng chờ, sờ túi giấy tờ và điện thoại. Thói quen ba giây này cứu được nhiều chuyến đi hơn bất kỳ chiếc túi đắt tiền nào. Tập ngay ở nhà, ở quán ăn, ở rạp phim trong vài tuần trước khi bay, để đến sân bay thì tay con đã tự làm mà không cần nhắc.
Nếu con hoặc đoàn làm mất hộ chiếu ở nước ngoài
Mất hộ chiếu không phải ngày tận thế nhưng tốn thời gian. Trình tự thường gặp như sau, và đó cũng là lý do bản sao giấy tờ quan trọng.
- Con báo ngay cho trưởng đoàn hoặc văn phòng trại; không tự đi tìm một mình ở nơi đông người.
- Trưởng đoàn cùng con trình báo với cảnh sát hoặc cơ quan có thẩm quyền nơi mất để có biên bản, giấy xác nhận mất.
- Liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam (đại sứ quán, tổng lãnh sự quán) ở nước đến để làm giấy tờ thay thế cho công dân dưới 18 tuổi; cơ quan đại diện sẽ hướng dẫn hồ sơ, thường cần ảnh, bản sao hộ chiếu cũ, biên bản mất và giấy tờ của cha mẹ.
- Báo hãng bay và đơn vị tổ chức để điều chỉnh vé nếu thời gian làm giấy tờ chạm ngày về của đoàn.
- Cha mẹ ở nhà chuẩn bị bản chụp giấy khai sinh, căn cước của cha mẹ và giấy tờ khác theo hướng dẫn, gửi qua thư điện tử khi được yêu cầu.
Thủ tục cụ thể và thời gian giải quyết do cơ quan đại diện quyết định, nên không có con số nào để hứa trước. Điều gia đình làm được là có sẵn bản sao và ảnh chụp, biết số của cơ quan đại diện, để không mất thêm ngày vì thiếu giấy.
Giấy tờ trên đường về: thứ dễ quên nhất
Chiều về thường lộn xộn hơn chiều đi: con mệt, va li đầy, cảm xúc chia tay bạn bè. Đây là lúc giấy tờ hay bị bỏ quên trong ngăn bàn ký túc xá hoặc két văn phòng. Một ngày trước khi rời trại, trưởng đoàn thường kiểm lại hộ chiếu của cả đoàn; con nên tự kiểm thêm túi giấy tờ của mình: bản sao còn không, thẻ liên lạc còn không, giấy chứng nhận hoàn thành khoá học và báo cáo học tập để đâu.
Giấy chứng nhận và báo cáo của trại nên để trong một bìa cứng, xếp vào túi xách tay chứ không nhét vào va li ký gửi, vì giấy dễ nhàu và va li có thể đến trễ. Một số gia đình chụp ảnh các giấy này ngay khi nhận, để chắc chắn còn bản lưu nếu bản giấy hỏng.
Về đến Việt Nam, đừng vội vứt bản sao và thẻ liên lạc. Cất chúng vào một phong bì ghi tên chuyến đi; mùa sau con đi tiếp, nhiều thông tin dùng lại được và phụ huynh chỉ cần cập nhật.
Chuẩn bị giấy tờ cùng con, không thay con
Phụ huynh thường làm hết phần giấy tờ vì sợ con làm sai. Nhưng một chuyến đi ngắn hạn là cơ hội tốt để con hiểu giấy tờ của mình: hộ chiếu dùng làm gì, vì sao phải giữ bản sao, ai là người con tìm khi có chuyện. Trẻ hiểu lý do thì giữ đồ cẩn thận hơn trẻ chỉ được dặn "đừng làm mất".
Một buổi tối trước ngày bay, ngồi cùng con mở túi giấy tờ, đọc to từng thứ bên trong, cho con tự chép tên trại và số liên lạc lên thẻ khẩn cấp bằng tay. Hỏi con vài tình huống: lạc đoàn ở sân bay thì làm gì, ai giữ hộ chiếu khi đến trại, nếu điện thoại hết pin thì con tìm số mẹ ở đâu. Con trả lời được, gia đình yên tâm hơn nhiều.
Danh sách giấy tờ bắt buộc của từng chương trình và từng nước, kèm mẫu giấy đồng ý của cha mẹ đang dùng, đội tư vấn của Du Học Ngắn Hạn gửi cho gia đình khi đăng ký; phụ huynh cứ hỏi thẳng nếu có giấy nào chưa rõ mục đích.
Câu hỏi thường gặp
Con đi theo đoàn có cần giấy uỷ quyền của cha mẹ không?
Tuỳ quy định của nước đến, hãng bay và độ tuổi của con. Nhiều nước và hãng bay yêu cầu giấy đồng ý của cha mẹ khi trẻ dưới 18 tuổi đi không cùng cha mẹ, có khi phải chứng thực hoặc dịch. Đơn vị tổ chức sẽ đưa mẫu cụ thể; nên kiểm thêm trên trang của cơ quan xuất nhập cảnh nước đến.
Có nên để con tự giữ hộ chiếu suốt chuyến không?
Với trẻ dưới khoảng mười bốn tuổi, nên để trưởng đoàn hoặc trại giữ hộ chiếu, con giữ bản sao. Học sinh lớn, đi lẻ có thể tự giữ trên đường bay rồi gửi trại khi đến. Điều quan trọng là thống nhất từ trước ai giữ ở từng chặng để không ai nghĩ người kia đang giữ.
Thẻ liên lạc khẩn cấp có cần ghi nhóm máu không?
Không bắt buộc. Thông tin cần nhất trên thẻ là tên, tên trại, số liên lạc và dị ứng hoặc bệnh cần lưu ý. Bệnh viện sẽ tự xét nghiệm khi cần. Nếu con có bệnh cần xử lý gấp như dị ứng nặng, ghi rõ và để thêm giấy bác sĩ trong túi giấy tờ.
Bản sao giấy tờ có cần công chứng không?
Bản sao để con giữ trong chuyến đi thường không cần công chứng; nó dùng để tra thông tin và hỗ trợ khi trình báo mất. Giấy tờ phải nộp cho cơ quan nhà nước hay trại theo yêu cầu thì làm theo đúng hướng dẫn của nơi nhận, có khi cần chứng thực hoặc dịch.
Ảnh chụp giấy tờ lưu trong điện thoại của con có an toàn không?
Có rủi ro nếu điện thoại bị mất mà không khoá màn hình. Nên lưu bản số ở điện thoại cha mẹ, trưởng đoàn và hộp thư riêng có mật khẩu mạnh. Nếu lưu trên điện thoại con, đặt mã khoá màn hình và dạy con không cho ai mượn máy khi chưa khoá ứng dụng ảnh.
Trẻ dưới 18 tuổi đi Philippines có cần giấy tờ gì riêng không?
Philippines có quy định riêng cho trẻ dưới 15 tuổi nhập cảnh không đi cùng cha mẹ, thường gọi là giấy miễn trừ cho trẻ vị thành niên, nộp ở cửa nhập cảnh hoặc qua đơn vị tổ chức. Quy định và lệ phí có thể thay đổi, nên kiểm với Cục Di trú Philippines và đơn vị tổ chức trước chuyến đi.