Khi đi theo đoàn, con nhập cảnh nước đến qua ba lớp: khai báo trước chuyến bay nếu nước đó yêu cầu (thường là khai báo điện tử trong vài ngày trước khi đến), quầy kiểm tra hộ chiếu, rồi hải quan và kiểm dịch khi đã lấy hành lý. Trưởng đoàn đi cùng và cầm giấy tờ chung của đoàn, nhưng nhân viên cửa khẩu có thể hỏi riêng từng em, và giấy tờ cá nhân của con phải đúng, đủ, khớp nhau.
Quy định nhập cảnh thay đổi theo từng nước và từng năm. Bài này không thay cho việc kiểm trên trang chính thức của cơ quan xuất nhập cảnh nước đến và đại sứ quán nước đó tại Việt Nam; nó giúp cha mẹ hiểu cấu trúc của việc nhập cảnh, những giấy tờ hay được hỏi với trẻ chưa thành niên, và phần nào là việc của gia đình.
Lớp thứ nhất: khai báo trước chuyến bay
Ngày càng nhiều nước yêu cầu khách khai báo thông tin trực tuyến trước khi đến: lịch trình, nơi ở, tình trạng sức khoẻ, đồ mang theo. Ví dụ, theo thông tin công bố đến năm 2026, Philippines dùng hệ thống khai báo điện tử eTravel, Singapore dùng thẻ nhập cảnh điện tử SG Arrival Card, Nhật Bản có cổng Visit Japan Web cho thủ tục nhập cảnh và hải quan. Mỗi hệ thống có thời hạn khai riêng, thường trong vài ngày trước khi đến.
Với đoàn học sinh, câu hỏi là ai khai. Có đơn vị khai hộ toàn đoàn bằng thông tin phụ huynh đã gửi; có đơn vị yêu cầu từng gia đình tự khai rồi gửi mã xác nhận cho trưởng đoàn. Cả hai cách đều được, miễn rõ ai làm và trước ngày nào.
Nếu gia đình tự khai, nên khai trên máy tính ở nhà, đối chiếu từng ô với hộ chiếu của con, chỉ dùng trang chính thức của cơ quan nhà nước nước đến. Có những trang trung gian trông giống trang chính thức và thu phí cho việc vốn miễn phí; kiểm tên miền với thông tin trên trang đại sứ quán.
Sau khi khai, lưu mã xác nhận hoặc mã QR mà hệ thống trả về, chụp màn hình và gửi cho trưởng đoàn. Ở một số sân bay, hãng bay kiểm mã này ngay từ quầy làm thủ tục ở Việt Nam; thiếu mã, con có thể phải khai lại tại chỗ trên điện thoại, trong lúc cả đoàn đứng chờ.
Lớp thứ hai: quầy kiểm tra hộ chiếu
Ở quầy kiểm tra hộ chiếu, nhân viên đối chiếu hộ chiếu, thị thực hoặc diện miễn thị thực, có thể chụp ảnh, lấy dấu vân tay, và hỏi vài câu ngắn: đến để làm gì, ở bao lâu, ở đâu, ai đón. Với đoàn học sinh, trưởng đoàn thường đi trước hoặc đi cùng, cầm thư xác nhận của trại, danh sách đoàn và các giấy tờ chung.
Nhiều cửa khẩu cho đoàn đi chung một quầy, nhưng không phải nơi nào cũng vậy. Có nơi từng em phải đứng trước quầy một mình. Con nên được tập trả lời ba câu đơn giản bằng tiếng Anh: con đến học ở trại hè (tên trại), con ở đây bao nhiêu tuần, con đi theo đoàn và trưởng đoàn là người kia. Câu trả lời ngắn, đúng, khớp với giấy tờ là đủ.
Dặn con không đùa ở khu vực này, không chụp ảnh, không dùng điện thoại khi đang đứng trước quầy. Ở nhiều nước, chụp ảnh khu kiểm tra hộ chiếu bị cấm, và một trò đùa vô tình có thể làm cả đoàn bị giữ lại hỏi thêm.
Giấy tờ hay được hỏi với trẻ chưa thành niên đi không cùng cha mẹ
Nhiều nước có quy định riêng cho trẻ dưới một độ tuổi nhất định nhập cảnh mà không đi cùng cha mẹ, nhằm phòng chống mua bán, đưa trẻ đi trái phép. Tuỳ nước, có thể được hỏi:
- Giấy đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp cho con đi, ghi rõ chuyến đi, thời gian, người đi kèm; có nơi đòi chữ ký của cả hai cha mẹ, có nơi đòi công chứng, có nơi đòi bản dịch.
- Bản sao giấy khai sinh để chứng minh quan hệ cha mẹ – con, kèm bản dịch nếu nước đến yêu cầu.
- Thư xác nhận của trại hoặc trường nơi con đến, nêu rõ ai chịu trách nhiệm chăm sóc con trong thời gian ở đó.
- Giấy tờ riêng do nước đến cấp cho trẻ đi không có cha mẹ. Ví dụ, Philippines có thủ tục miễn trừ (Waiver of Exclusion Ground) cho trẻ dưới 15 tuổi nhập cảnh không cùng cha mẹ; đơn vị tổ chức thường hướng dẫn làm, và cha mẹ cần kiểm với Cục Di trú Philippines hoặc Đại sứ quán Philippines tại Hà Nội về hồ sơ hiện hành.
- Bản sao hộ chiếu của cha mẹ và thông tin liên lạc, phòng khi nhân viên muốn gọi xác minh.
Danh sách trên là các loại giấy thường gặp, không phải danh sách bắt buộc của một nước cụ thể. Đơn vị tổ chức phải gửi danh sách đúng cho nước con đến; cha mẹ đối chiếu với trang chính thức của nước đó, ghi lại ngày mình đã kiểm. Chiều xuất cảnh từ Việt Nam cũng có yêu cầu riêng với người chưa thành niên; hỏi đơn vị và kiểm thông tin của Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) cùng yêu cầu của hãng bay.
Lớp thứ ba: hải quan và kiểm dịch
Đồ ăn là thứ hay bị giữ nhất. Nhiều nước kiểm dịch nghiêm với thịt, trứng, sữa, trái cây, hạt giống, đồ tự làm. Đồ ăn khô đóng gói sẵn của nhà sản xuất thường dễ qua hơn, nhưng vẫn phải khai nếu nước đến yêu cầu. Khi không chắc, khai báo; đồ bị thu thì mất đồ, đồ không khai mà bị phát hiện thì có thể bị phạt.
Thuốc mang theo cần đơn hoặc giấy bác sĩ. Một số hoạt chất phổ biến ở Việt Nam bị kiểm soát ở nước khác. Thuốc của con để trong bao bì gốc, kèm đơn thuốc hoặc giấy bác sĩ, tốt nhất có bản tiếng Anh. Hỏi bác sĩ về các thuốc gây nghiện hoặc hướng thần nếu con đang dùng.
Tiền mặt. Mỗi nước có ngưỡng tiền mặt phải khai báo khi nhập cảnh. Tiền tiêu vặt của học sinh thường thấp hơn nhiều, nhưng nếu trưởng đoàn giữ hộ tiền của cả đoàn, tổng số có thể vượt ngưỡng. Đơn vị cần tính trước điều này.
Quà mang hộ. Dặn con không nhận cầm hộ đồ của người lạ, kể cả người tỏ ra tử tế ở sân bay. Mọi thứ trong va li của con, con phải biết là gì.
Khi nhân viên cửa khẩu giữ một em lại hỏi thêm
Thỉnh thoảng một em bị mời sang phòng kiểm tra phụ để hỏi thêm: giấy tờ có điểm chưa khớp, tên bị trùng trong hệ thống, hay chỉ là kiểm ngẫu nhiên. Với trẻ con, đây là trải nghiệm đáng sợ nếu không ai giải thích.
Trưởng đoàn có kinh nghiệm sẽ xin đi cùng em đó, hoặc ít nhất ở gần và trình bày giấy tờ của đoàn. Phó đoàn giữ phần còn lại của đoàn ở một chỗ. Em bị hỏi cần biết: trả lời đúng sự thật, ngắn gọn, nói "con không hiểu" nếu không hiểu câu hỏi thay vì đoán, và đưa giấy tờ khi được yêu cầu.
Nếu việc giữ lại kéo dài, trưởng đoàn báo đơn vị ở Việt Nam và gia đình em đó. Cha mẹ nên giữ máy và chuẩn bị gửi thêm giấy tờ nếu được hỏi. Trong đa số trường hợp, chuyện được giải quyết trong vài giờ khi giấy tờ được bổ sung.
Tập trước với con ở nhà
Mười lăm phút tập ở nhà giúp con bình tĩnh hơn nhiều ở cửa khẩu. Cha mẹ đóng vai nhân viên, hỏi những câu ngắn bằng tiếng Anh: mục đích chuyến đi, ở bao lâu, ở đâu, ai đi cùng, mang gì trong túi. Con tập trả lời gọn, nhìn người hỏi, nói chậm. Nếu con chưa vững tiếng Anh, tập câu "con đi cùng đoàn, xin hỏi trưởng đoàn của con" và chỉ tay về phía người lớn đi kèm.
Tập luôn việc lấy hộ chiếu ra, mở đúng trang ảnh, đưa cho người hỏi, rồi cất lại đúng chỗ. Nghe đơn giản, nhưng một đứa trẻ hồi hộp sau chuyến bay dài dễ lục tung túi, đánh rơi giấy tờ, hoặc quên cầm lại hộ chiếu trên quầy.
Cuối cùng, cho con xem ảnh của khu nhập cảnh một sân bay lớn và giải thích các biển chỉ dẫn thường gặp: hàng cho công dân nước sở tại, hàng cho người nước ngoài, khu lấy hành lý, lối hải quan có khai báo và không khai báo. Con biết mình đang đứng ở đâu trong trình tự thì đỡ hoảng khi đoàn phải tạm chia hàng.
Ra khỏi khu nhập cảnh: gặp người của trại
Sau hải quan là sảnh đến, nơi người đón đứng chờ. Trại thường cử nhân viên cầm bảng tên hoặc mặc áo của trại. Trưởng đoàn gom đủ đoàn lại một chỗ trong khu cách ly trước khi bước qua cửa cuối, vì ra đến sảnh đến là ra chỗ đông người, khó quay vào.
Ở sảnh, trưởng đoàn xác nhận người đón đúng là người của trại theo thông tin đã trao đổi trước: tên, số điện thoại, mã đoàn. Dặn con không đi theo bất kỳ người nào tự xưng là người đón nếu trưởng đoàn chưa xác nhận, kể cả khi người đó gọi đúng tên con.
Khi đoàn đã lên xe, trưởng đoàn điểm danh lần cuối của chặng sân bay và nhắn tin vào nhóm phụ huynh. Đến đây, phần nhập cảnh đã xong; việc còn lại là đường về trại và buổi tối đầu tiên, khi các em mệt nhưng thường rất háo hức.
Phần việc của cha mẹ trước ngày bay
Phần lớn rủi ro ở cửa khẩu xử lý được từ nhà. Kiểm hạn hộ chiếu của con so với yêu cầu của nước đến, vì nhiều nước đòi hộ chiếu còn hạn một khoảng nhất định sau ngày rời đi. Kiểm tên trên vé, trên thư nhập học, trên giấy đồng ý, trên khai báo điện tử khớp hoàn toàn với hộ chiếu. Kiểm giấy đồng ý có đủ chữ ký theo yêu cầu, có cần công chứng, có cần dịch không.
Chuẩn bị hai bộ bản sao: một bộ cho trưởng đoàn, một bộ để con mang trong túi xách tay, tách riêng với bản gốc. Lưu bản chụp trong điện thoại của cả cha mẹ và con.
Cuối cùng, ghi lại ngày mình đã kiểm quy định của nước đến và nguồn kiểm. Nếu đến gần ngày bay có thay đổi, gia đình biết thông tin mình đang có là của thời điểm nào.
Câu hỏi thường gặp
Con đi theo đoàn có cần thị thực riêng không?
Mỗi học sinh cần thị thực hoặc diện miễn thị thực riêng theo hộ chiếu của mình; đi theo đoàn không thay cho thị thực. Một số nước có diện thị thực cho đoàn, nhưng vẫn ghi tên từng người. Hỏi đơn vị và kiểm trên trang đại sứ quán nước đến.
Khai báo điện tử nhập cảnh có mất phí không?
Các hệ thống khai báo của nhà nước thường miễn phí hoặc ghi rõ phí trên trang chính thức. Nếu một trang yêu cầu trả tiền cho việc mà trang đại sứ quán ghi là miễn phí, đó có thể là trang trung gian; kiểm tên miền trước khi điền thông tin.
Giấy đồng ý của cha mẹ có cần cả bố và mẹ ký không?
Tuỳ nước đến và tuỳ hãng bay. Nhiều nơi khuyên có chữ ký của cả hai cha mẹ, hoặc giấy chứng minh quyền nuôi con nếu chỉ một người ký. Hỏi đơn vị tổ chức mẫu giấy họ dùng và ai đã kiểm mẫu đó với yêu cầu nước đến.
Con có được mang điện thoại, máy tính bảng qua cửa khẩu không?
Được, như hành khách bình thường. Ở một số nước, nhân viên có quyền kiểm tra thiết bị điện tử. Dặn con không lưu nội dung nhạy cảm, không mang thiết bị của người khác, và sạc đầy pin trước khi bay.
Nếu giấy tờ của con thiếu ở cửa khẩu thì sao?
Trưởng đoàn sẽ trình bày và liên hệ gia đình để gửi bổ sung bản chụp. Một số trường hợp được cho nhập cảnh khi có giấy bổ sung, một số trường hợp không. Đó là lý do mọi giấy tờ cần kiểm kỹ trước ngày bay, không phải ở cửa khẩu.
Có cần mang theo giấy khai sinh của con không?
Với trẻ đi không cùng cha mẹ, nên mang bản sao giấy khai sinh, kèm bản dịch nếu nước đến yêu cầu. Giấy này chứng minh quan hệ giữa con và người ký giấy đồng ý, là thứ hay được hỏi ở những nước kiểm tra kỹ trẻ chưa thành niên.