Khi con mất hộ chiếu ở nước ngoài, trình tự chung là báo ngay trưởng đoàn, tìm lại có hệ thống, trình báo cảnh sát địa phương để có giấy xác nhận, rồi liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam (đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán) ở nước đó để được cấp giấy tờ về nước. Với trẻ dưới 18 tuổi, cơ quan đại diện thường cần thêm giấy tờ và sự đồng ý của cha mẹ, nên cha mẹ ở nhà có việc phải làm song song.
Thủ tục cụ thể, loại giấy tờ được cấp và thời gian xử lý thay đổi theo quy định từng thời kỳ và từng nơi; bài này mô tả khung chung để gia đình không lúng túng. Khi sự việc xảy ra, luôn làm theo hướng dẫn trực tiếp của cơ quan đại diện và cơ quan xuất nhập cảnh nước sở tại. Phần lớn đoàn trại có quy trình giữ hộ chiếu tập trung, nên mất hộ chiếu hiếm khi xảy ra; nhưng khi xảy ra thì người chuẩn bị kỹ mất vài ngày, người không chuẩn bị mất nhiều hơn thế.
Ai giữ hộ chiếu của con ở trại
Ở hầu hết các đoàn trại cho học sinh, hộ chiếu không nằm trong túi con. Trưởng đoàn giữ hộ chiếu cả đoàn từ lúc làm thủ tục ở sân bay, hoặc giao cho văn phòng trại cất trong két từ ngày nhận phòng tới ngày về. Con chỉ cầm hộ chiếu khi qua cửa kiểm soát xuất nhập cảnh, và giao lại ngay sau đó.
Cách làm này giảm rủi ro mất đáng kể, nhưng chuyển rủi ro sang các thời điểm chuyển giao: lúc phát hộ chiếu cho cả đoàn xếp hàng nhập cảnh, lúc thu lại sau khi qua cửa, lúc trại trả hộ chiếu để đi chuyến tham quan cần xuất trình giấy tờ. Đây là những lúc hộ chiếu dễ bị kẹp nhầm, rơi ra hoặc để quên nhất.
Cha mẹ nên hỏi đơn vị tổ chức: ai giữ hộ chiếu, có biên bản ký nhận khi giao và trả không, hộ chiếu được cất ở đâu khi ở trại. Một số nơi yêu cầu học sinh mang theo bản sao hộ chiếu khi ra ngoài trại; bản sao giúp chứng minh nhân thân mà không mang theo bản gốc.
Với trẻ lớn đi chương trình tự do hơn, như homestay hay khoá học có thời gian tự đi lại, con có thể tự giữ hộ chiếu. Khi đó, cần dạy con cất hộ chiếu ở chỗ cố định, không mang theo khi không cần, và kiểm tra lại mỗi khi rời một nơi.
24 giờ đầu sau khi phát hiện mất
Những bước dưới đây giúp tăng khả năng tìm lại và chuẩn bị sẵn cho thủ tục cấp giấy tờ mới nếu không tìm được:
- Báo trưởng đoàn ngay, kể cả khi chưa chắc là mất. Trưởng đoàn cần biết lần cuối hộ chiếu được thấy ở đâu, lúc nào.
- Tìm lại có hệ thống: túi xách, vali, phòng ngủ, xe buýt đoàn đã đi, quầy làm thủ tục, nhà hàng, điểm tham quan vừa ghé. Gọi cho tài xế, khách sạn, điểm tham quan để nhờ kiểm tra.
- Báo cha mẹ và đơn vị tổ chức ở Việt Nam, kèm thông tin cơ bản: mất ở đâu, lúc nào, đã tìm những đâu.
- Trình báo cảnh sát địa phương nếu không tìm được trong thời gian ngắn hoặc nghi bị lấy cắp; xin giấy xác nhận trình báo.
- Liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại để hỏi thủ tục, giấy tờ cần chuẩn bị và lịch tiếp nhận.
- Gom giấy tờ dự phòng: bản sao hộ chiếu, ảnh chụp trang thông tin, ảnh thẻ, vé máy bay, giấy xác nhận của trại.
- Báo bảo hiểm nếu hợp đồng có quyền lợi chi phí phát sinh do mất giấy tờ.
Trình báo cảnh sát và giấy xác nhận
Giấy xác nhận trình báo mất của cảnh sát địa phương là giấy tờ thường được yêu cầu khi xin cấp giấy tờ thay thế ở cơ quan đại diện, khi làm thủ tục xuất cảnh với cơ quan xuất nhập cảnh nước sở tại, và khi đòi bảo hiểm. Vì vậy, dù hy vọng tìm lại được, cũng không nên chần chừ quá lâu.
Trẻ vị thành niên đi trình báo nên có trưởng đoàn hoặc nhân viên trại đi cùng, người lớn trình bày sự việc và ký các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của đồn cảnh sát. Ở nơi không nói tiếng Anh, nhân viên trại người địa phương có thể giúp phiên dịch.
Thông tin cần chuẩn bị: họ tên đầy đủ, ngày sinh, số hộ chiếu, ngày cấp và nơi cấp nếu biết, thời gian và địa điểm mất, mô tả hoàn cảnh. Bản chụp trang thông tin hộ chiếu giúp điền chính xác các chi tiết này.
Giấy xác nhận nhận được nên chụp ảnh ngay và giữ bản gốc trong bì giấy tờ của đoàn. Một số nơi cấp bằng ngôn ngữ địa phương; hỏi xem có bản tiếng Anh hoặc xác nhận song ngữ không, vì giấy này sẽ được nhiều nơi khác nhau đọc.
Làm giấy tờ về nước ở cơ quan đại diện Việt Nam
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền cấp giấy tờ để công dân Việt Nam trở về nước khi mất hộ chiếu. Tuỳ trường hợp và quy định hiện hành, đó có thể là giấy thông hành để về nước hoặc hộ chiếu mới. Với chuyến đi ngắn hạn sắp kết thúc, giấy tờ để về nước thường là phương án nhanh hơn.
Hồ sơ thường gồm tờ khai theo mẫu, ảnh thẻ theo quy cách, giấy xác nhận trình báo mất, bản sao hộ chiếu đã mất hoặc giấy tờ chứng minh nhân thân khác như giấy khai sinh, căn cước. Với trẻ dưới 18 tuổi, thường cần sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp, có thể qua văn bản ký và gửi từ Việt Nam. Danh sách chính xác cần hỏi trực tiếp cơ quan đại diện.
Cha mẹ ở nhà có thể chuẩn bị song song: tìm giấy khai sinh, căn cước của con nếu có, bản sao hộ chiếu, ảnh thẻ; sẵn sàng ký văn bản đồng ý theo mẫu cơ quan đại diện gửi. Chuẩn bị nhanh phần này rút ngắn thời gian con chờ.
Thời gian xử lý phụ thuộc vào lịch làm việc của cơ quan đại diện, khoảng cách từ trại tới thủ đô hoặc thành phố có tổng lãnh sự quán, và việc xác minh nhân thân. Nếu trại ở xa, chuyến đi lên cơ quan đại diện có thể mất cả ngày; đơn vị tổ chức cần sắp xếp người đi kèm con.
Rời nước sở tại khi hộ chiếu cũ đã mất
Mất hộ chiếu không chỉ là vấn đề vào lại Việt Nam, mà còn là vấn đề rời khỏi nước đang ở. Dấu nhập cảnh, thị thực hay giấy phép lưu trú của con nằm trên hộ chiếu cũ. Tuỳ nước, cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu làm thủ tục xác nhận hoặc cấp lại thông tin nhập cảnh trước khi con được xuất cảnh bằng giấy tờ mới.
Ví dụ, ở những nơi học sinh học tiếng cần giấy phép học tập riêng của cơ quan xuất nhập cảnh, giấy phép ấy gắn với hộ chiếu, nên phải được xử lý lại. Trại hoặc trường thường có nhân viên quen làm thủ tục với cơ quan xuất nhập cảnh địa phương; cha mẹ nên hỏi đơn vị tổ chức để biết ai lo phần này.
Vì các bước có thể mất vài ngày, nếu con mất hộ chiếu sát ngày bay về, nhiều khả năng phải đổi vé. Đơn vị tổ chức và gia đình cần thống nhất ai ở lại cùng con nếu cả đoàn đã về trước, chi phí đổi vé và chỗ ở thêm do ai chịu, bảo hiểm có hỗ trợ không.
Đây là lý do mất hộ chiếu ở giữa chuyến đi dễ xử lý hơn mất ở cuối chuyến. Kiểm tra giấy tờ định kỳ, nhất là sau mỗi chuyến đi chơi, giúp phát hiện sớm khi còn thời gian.
Giữ bình tĩnh cho con trong những ngày chờ giấy tờ
Với một đứa trẻ, mất hộ chiếu ở nước ngoài thường đi kèm cảm giác có lỗi và sợ hãi: sợ bị mắng, sợ không được về, sợ làm cả đoàn chậm theo. Nỗi lo này có thể lớn hơn chính vụ việc. Lời đầu tiên con cần nghe từ cha mẹ là chuyện này giải quyết được và con sẽ về nhà, không phải câu hỏi vì sao con bất cẩn.
Trong những ngày chờ, con vẫn nên tham gia lớp học và hoạt động bình thường của trại thay vì ngồi chờ tin trong phòng. Trưởng đoàn có thể giải thích cho con từng bước đang làm, việc gì đã xong, việc gì còn chờ. Trẻ biết mình đang ở bước nào thì bớt lo hơn nhiều so với trẻ chỉ nghe người lớn thì thầm với nhau.
Nếu con phải ở lại sau khi cả đoàn đã về, đây là phần khó nhất về tâm lý. Đơn vị tổ chức cần bố trí một người lớn quen mặt ở lại cùng con; cha mẹ gọi video đều đặn, hẹn giờ cụ thể. Có thể biến những ngày ở thêm thành dịp nhỏ để con khám phá thành phố cùng người lớn, thay vì những ngày chờ đợi trong phòng khách sạn.
Sau khi về, nên cùng con nhìn lại chuyện gì đã xảy ra mà không đổ lỗi: hộ chiếu rời tay lúc nào, có thể làm khác thế nào. Bài học tự quản giấy tờ con rút ra từ đây thường đi theo con rất lâu, có giá trị cho những chuyến đi xa hơn sau này.
Phòng từ trước: bộ giấy tờ dự phòng
Chuẩn bị dưới một giờ ở nhà nhưng có thể rút ngắn nhiều ngày khi chẳng may mất hộ chiếu:
- Bản chụp màu trang thông tin hộ chiếu, trang thị thực nếu có; lưu trong điện thoại cha mẹ, điện thoại trưởng đoàn và một bản giấy trong vali con.
- Hai đến bốn ảnh thẻ đúng quy cách hộ chiếu, để trong bì giấy tờ của đoàn.
- Bản sao giấy khai sinh, căn cước của con nếu có, và giấy tờ tuỳ thân của cha mẹ.
- Giấy uỷ quyền hoặc văn bản đồng ý của cha mẹ cho con đi cùng đoàn, có bản dịch tiếng Anh.
- Thông tin liên lạc của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đến, lấy từ nguồn chính thức trước khi đi.
- Danh sách số điện thoại khẩn cấp của trại, trưởng đoàn, đơn vị tổ chức, cha mẹ.
Bộ dự phòng này cũng có ích khi mất các giấy tờ khác như vé máy bay hay thẻ học sinh của trại. Khi con về nước an toàn mà hộ chiếu cũ đã báo mất, gia đình cần làm thủ tục cấp hộ chiếu mới theo quy định hiện hành; hộ chiếu đã báo mất thường không còn giá trị dù sau đó tìm lại được, nên đừng mang nó đi cho chuyến sau.
Câu hỏi thường gặp
Con tự giữ hộ chiếu hay để trưởng đoàn giữ thì tốt hơn?
Với trẻ nhỏ và đoàn trại có lịch trình chung, để trưởng đoàn hoặc văn phòng trại giữ thường an toàn hơn. Trẻ lớn đi chương trình tự do hơn có thể tự giữ, nhưng cần chỗ cất cố định và luôn mang bản sao khi ra ngoài thay cho bản gốc.
Mất hộ chiếu có làm con bị kẹt lại lâu không?
Thường chỉ chậm vài ngày nếu giấy tờ dự phòng đầy đủ và cơ quan đại diện xử lý nhanh. Kéo dài hơn khi thiếu giấy tờ chứng minh nhân thân, trại ở xa cơ quan đại diện, hoặc vướng thủ tục xuất cảnh của nước sở tại.
Cha mẹ có phải bay sang khi con mất hộ chiếu không?
Phần lớn trường hợp không cần, vì văn bản đồng ý của cha mẹ có thể gửi từ Việt Nam theo hướng dẫn của cơ quan đại diện. Cha mẹ chỉ cần sang nếu cơ quan đại diện yêu cầu có mặt hoặc không có người lớn nào của đơn vị tổ chức ở lại cùng con.
Tìm lại hộ chiếu sau khi đã báo mất thì dùng tiếp được không?
Thường không. Hộ chiếu đã báo mất thường bị huỷ giá trị trong hệ thống, dùng để đi lại có thể bị giữ ở cửa khẩu. Nên hỏi cơ quan có thẩm quyền về cách xử lý cuốn hộ chiếu tìm lại và làm hộ chiếu mới cho chuyến đi sau.
Có nên mang theo căn cước của con khi đi trại không?
Nếu con đã có căn cước, mang theo hoặc mang bản sao giúp chứng minh nhân thân khi cần làm giấy tờ thay thế. Cần cất cùng chỗ với giấy tờ của đoàn, không để con mang theo khi đi chơi, vì mất cả hai giấy tờ cùng lúc sẽ khó xử lý hơn.
Bảo hiểm du lịch có hỗ trợ khi mất hộ chiếu không?
Một số hợp đồng có quyền lợi chi trả chi phí làm giấy tờ thay thế, đi lại và lưu trú phát sinh do mất giấy tờ, thường với điều kiện có biên bản trình báo cảnh sát. Cần đọc mục hỗ trợ du lịch hoặc giấy tờ thất lạc trong hợp đồng cụ thể.