Một chuyến du học ngắn hạn có ít nhất năm bên cùng chịu trách nhiệm: trường hoặc trại ở nước ngoài lo việc học, chỗ ở và chăm sóc tại chỗ; đơn vị tổ chức ở Việt Nam lo tư vấn, giấy tờ và kết nối; trưởng đoàn đi cùng lo hành trình và liên lạc; gia đình lo chuẩn bị và thông tin về con; và chính con lo phần của mình theo tuổi. Khi mỗi bên biết rõ phần việc của mình và của người khác, chuyến đi trơn tru hơn, và khi có sự cố, mọi người biết ai cần làm gì.
Nhiều phiền toái trong các chuyến đi không đến từ sự cố lớn mà từ việc không ai chắc ai phải lo việc gì: ai mua bảo hiểm, ai giữ hộ chiếu, ai báo cho gia đình khi con ốm. Bài này vẽ lại bản đồ vai trò theo từng giai đoạn, kèm câu hỏi giúp gia đình làm rõ ngay từ lúc ký.
Năm bên và vai trò chính
Trường hoặc trại ở nước ngoài. Là nơi con học và ở. Họ chịu trách nhiệm về chương trình học, giáo viên, chỗ ở, bữa ăn, hoạt động, y tế tại chỗ và chính sách bảo vệ trẻ trong khuôn viên. Họ có nội quy riêng và có quyền áp dụng kỷ luật, kể cả cho học sinh về sớm nếu vi phạm nghiêm trọng.
Đơn vị tổ chức ở Việt Nam. Có thể là đại diện tuyển sinh của trường, công ty du học, trung tâm giáo dục hoặc trường Việt Nam đứng ra lập đoàn. Họ tư vấn chọn chương trình, hướng dẫn hồ sơ và thị thực, thu phí, tổ chức họp đoàn, cử trưởng đoàn và làm đầu mối liên lạc với gia đình.
Trưởng đoàn. Đi cùng đoàn từ Việt Nam, lo các thủ tục ở sân bay, quá cảnh, nhập cảnh, bàn giao học sinh cho trại, ở gần hoặc trong khuôn viên suốt chuyến, hỗ trợ khi con gặp khó và cập nhật tình hình cho gia đình.
Gia đình. Cung cấp thông tin đầy đủ và trung thực về con, nhất là sức khoẻ, dị ứng và tâm lý; chuẩn bị giấy tờ cá nhân; chuẩn bị hành trang; tập cho con kỹ năng cơ bản; giữ liên lạc theo lịch đã thống nhất và tôn trọng quy trình của trại.
Chính con. Tuân theo nội quy, giữ đồ dùng và giấy tờ theo hướng dẫn, tham gia hoạt động, nói ra khi không khoẻ hoặc gặp chuyện không ổn. Mức trách nhiệm tăng dần theo tuổi: trẻ tám tuổi cần người lớn nhắc nhiều, thiếu niên mười sáu tuổi có thể tự quản lý phần lớn việc của mình.
Ai lo việc gì theo từng giai đoạn
Bảng dưới là cách chia việc thường gặp. Mỗi chương trình có thể khác; điều quan trọng là gia đình biết rõ chương trình của mình chia thế nào, bằng văn bản.
| Việc | Trường, trại | Đơn vị tổ chức | Trưởng đoàn | Gia đình |
|---|---|---|---|---|
| Tư vấn chọn chương trình | Chính | Quyết định | ||
| Hồ sơ nhập học, phiếu sức khoẻ | Nhận, xét | Hướng dẫn, nộp | Chuẩn bị, ký | |
| Hộ chiếu, giấy uỷ quyền, giấy cho trẻ vị thành niên | Hỗ trợ giấy phép tại chỗ nếu có | Hướng dẫn | Mang bản sao | Chính |
| Thị thực | Cấp thư mời nếu cần | Hướng dẫn, có thể nộp hộ | Cung cấp giấy tờ | |
| Vé máy bay, bảo hiểm | Thường lo nếu đi theo đoàn | Kiểm tra quyền lợi | ||
| Hành trình bay, quá cảnh, nhập cảnh | Chính | |||
| Học, ở, ăn, hoạt động, y tế tại chỗ | Chính | Theo dõi | ||
| Liên lạc với phụ huynh trong chuyến | Khi có việc lớn | Đầu mối | Cập nhật thường xuyên | Theo lịch |
| Xử lý sự cố | Tại chỗ | Điều phối | Có mặt, báo tin | Quyết định khi cần |
Những ô để trống không có nghĩa bên đó không liên quan, mà là bên đó không chịu trách nhiệm chính. Khi đọc hợp đồng, hãy tìm xem từng việc trong bảng được ghi cho ai. Việc nào không được ghi rõ là việc cần hỏi.
Trưởng đoàn: người quan trọng nhất mà gia đình ít hỏi đến
Trưởng đoàn là người con gặp hằng ngày và tìm đến khi có chuyện, vậy mà nhiều gia đình chỉ biết tên trưởng đoàn ở buổi họp trước ngày bay. Chất lượng của một chuyến đi theo đoàn phụ thuộc rất nhiều vào người này: họ có kinh nghiệm với trẻ em không, có bình tĩnh khi xử lý sự cố không, có nói được ngoại ngữ của nước đến để làm việc với trại không, có ở gần học sinh không.
Hỏi đơn vị tổ chức: trưởng đoàn là ai, đã dẫn bao nhiêu đoàn, có biết sơ cứu không, phụ trách bao nhiêu em, ở đâu trong suốt chuyến. Có những chương trình trưởng đoàn ở ngay trong khu nội trú; có chương trình trưởng đoàn ở khách sạn gần đó và chỉ ghé trại vài lần mỗi tuần. Hai cách này khác nhau đáng kể về mức hỗ trợ con nhận được.
Một buổi gặp trực tiếp hoặc trực tuyến giữa trưởng đoàn và gia đình trước ngày bay rất đáng giá. Gia đình có dịp kể về tính cách, thói quen, điểm cần lưu ý của con; con có dịp làm quen với người lớn sẽ đi cùng mình. Trẻ biết mặt và tin người dẫn đoàn sẽ dễ tìm đến họ hơn khi cần.
Người giám hộ tại nước sở tại: khi nào cần và họ làm gì
Với chuyến đi theo đoàn, trưởng đoàn và trại thường đã đảm nhận vai trò chăm sóc trẻ trong suốt thời gian lưu trú. Nhưng ở một số nước và một số loại chương trình, nhất là học ghép ở trường bản xứ hoặc homestay dài ngày, trường yêu cầu có một người giám hộ hoặc đầu mối chính thức tại chỗ cho học sinh dưới 18 tuổi. Người này có thể là nhân viên của trường, của tổ chức trung gian, hoặc một cá nhân được gia đình uỷ quyền.
Vai trò thường gặp của người giám hộ là: liên lạc với trường về học tập và hành vi, xử lý khi có vấn đề với homestay, đưa con đi khám nếu cần, có mặt trong tình huống khẩn cấp khi cha mẹ ở xa. Họ không thay cha mẹ trong các quyết định lớn, nhưng là người hành động đầu tiên.
Nếu chương trình yêu cầu người giám hộ, hãy hỏi rõ họ là ai, có được kiểm tra lý lịch không, liên lạc được những giờ nào, phụ trách bao nhiêu học sinh. Giấy uỷ quyền cho người giám hộ thường cần dịch thuật và công chứng; nên làm sớm cùng các giấy tờ khác.
Câu hỏi làm rõ vai trò trước khi ký
Những câu hỏi dưới đây giúp gia đình biết chắc ai chịu trách nhiệm việc gì. Đề nghị trả lời bằng văn bản hoặc ghi vào phụ lục hợp đồng:
- Hợp đồng ký giữa gia đình với ai: với trường nước ngoài, với đơn vị tổ chức, hay cả hai?
- Phí trả cho ai, gồm những khoản nào của trường và những khoản nào của đơn vị tổ chức?
- Bảo hiểm do ai mua, tên công ty, quyền lợi y tế và tai nạn chính, ai giữ hợp đồng và ai liên hệ khi cần bồi thường?
- Trong chuyến đi, gia đình liên lạc với ai trước tiên, bằng kênh nào, ngoài giờ hành chính thì sao?
- Khi con ốm phải đi khám, ai đưa đi, ai trả tiền trước, ai báo cho gia đình và báo trong bao lâu?
- Khi con vi phạm nội quy nghiêm trọng, quy trình xử lý thế nào, ai chịu chi phí nếu con phải về sớm?
- Nếu chuyến bay bị huỷ hoặc trễ, ai lo chỗ ở và đồ ăn cho đoàn?
Nếu một câu hỏi được trả lời là "tuỳ trường hợp" hoặc "sẽ báo sau", hãy hỏi tiếp cho tới khi có câu trả lời cụ thể. Mục đích không phải gây khó, mà để hai bên cùng hiểu một điều trước khi con đi xa.
Khi có sự cố: chuỗi thông tin nên chạy thế nào
Với một sự cố thông thường như con sốt nhẹ, mất đồ hay buồn vì cãi nhau với bạn, chuỗi thông tin hợp lý thường là: nhân viên trại phát hiện và xử lý tại chỗ, báo cho trưởng đoàn; trưởng đoàn nắm tình hình, báo cho gia đình qua kênh đã thống nhất; đơn vị tổ chức được cập nhật để theo dõi. Gia đình nhận thông tin từ một đầu mối, không phải từ nhiều người khác nhau.
Với sự cố nghiêm trọng như tai nạn, nhập viện hay sự việc liên quan đến an toàn, trại xử lý khẩn cấp theo quy trình của nước sở tại, trưởng đoàn có mặt cùng con, gia đình được báo sớm nhất có thể, và đơn vị tổ chức hỗ trợ các việc như liên hệ bảo hiểm, đổi vé, sắp xếp người thân sang nếu cần. Gia đình nên biết trước những quy trình này, không phải lúc đã có chuyện mới hỏi.
Phía gia đình, khi nhận tin con gặp chuyện, hãy giữ liên lạc qua đầu mối chính, tránh gọi cùng lúc cho nhiều người hoặc nhắn trong nhóm phụ huynh trước khi nắm rõ tình hình. Thông tin chạy một đường giúp người ở hiện trường tập trung vào việc chăm con.
Gia đình làm tốt phần của mình như thế nào
Phần của gia đình nghe đơn giản nhưng ảnh hưởng nhiều nhất đến an toàn của con: khai đúng và đủ tình trạng sức khoẻ. Dị ứng thực phẩm, hen suyễn, tiền sử co giật, thuốc đang dùng, các khó khăn về tâm lý hay hành vi. Một số gia đình ngại khai vì sợ con bị từ chối; nhưng trại không thể chăm đúng nếu không biết, và việc che giấu có thể biến một tình huống kiểm soát được thành nguy hiểm.
Tiếp theo là chuẩn bị con cho phần trách nhiệm của chính con: biết cất hộ chiếu theo hướng dẫn, nhớ tên và số điện thoại trưởng đoàn, biết nói "con không khoẻ", "con bị lạc", "con cần giúp" bằng ngoại ngữ, biết rằng có thể tìm người lớn của trại bất cứ lúc nào. Những kỹ năng này nên được tập ở nhà, không chỉ dặn một lần ở sân bay.
Cuối cùng là tôn trọng quy trình của trại khi con đã đi. Liên lạc theo lịch, phản hồi khi trưởng đoàn hỏi, góp ý qua đầu mối chính thay vì tự liên hệ với giáo viên hay nhân viên trại. Khi các bên tin nhau và đi đúng vai, con là người được lợi nhiều nhất.
Gia đình quan tâm đến các chương trình ngắn hạn do Global Gate Pass tổ chức, trong đó có trại tiếng Anh nội trú ở Philippines, có thể hỏi văn phòng Global Gate Pass (Tầng 1, Toà nhà Jamona Heights, 210 Bùi Văn Ba, Tân Thuận, TP.HCM) về đợt gần nhất và đề nghị xem bảng phân vai, thông tin trưởng đoàn theo đúng các câu hỏi trong bài.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị tổ chức và trường nước ngoài, ai chịu trách nhiệm chính khi con ở trại?
Khi con đang ở trong khuôn viên, trường hoặc trại chịu trách nhiệm chính về chăm sóc, an toàn và xử lý tại chỗ. Đơn vị tổ chức và trưởng đoàn hỗ trợ, điều phối, liên lạc với gia đình. Hợp đồng nên ghi rõ phạm vi trách nhiệm của từng bên để tránh hiểu lầm khi có việc.
Trưởng đoàn có giữ hộ chiếu của con không?
Tuỳ chương trình. Nhiều đoàn để trưởng đoàn giữ hộ chiếu khi di chuyển để tránh thất lạc, rồi giao cho trại hoặc lại cho học sinh theo quy định nơi đó. Gia đình nên hỏi rõ, giữ bản chụp hộ chiếu ở nhà và cho con mang theo một bản sao.
Có nên liên lạc trực tiếp với giáo viên của con ở trại?
Thường nên đi qua trưởng đoàn hoặc đầu mối của trại. Giáo viên phụ trách nhiều học sinh và có quy trình liên lạc riêng. Nếu muốn trao đổi về việc học, hãy đề nghị qua đầu mối để được sắp xếp đúng người, đúng lúc.
Nếu không hài lòng với cách trại xử lý một việc thì làm gì?
Ghi lại cụ thể sự việc, thời gian, người liên quan. Trao đổi trước với trưởng đoàn, sau đó với đơn vị tổ chức, đề nghị trả lời bằng văn bản. Phần lớn vấn đề được giải quyết ở bước này. Nếu chưa ổn, hỏi về quy trình khiếu nại chính thức của trường hoặc tổ chức kiểm định mà trường tham gia.
Trường Việt Nam lập đoàn thì ai là đơn vị tổ chức?
Có thể trường tự tổ chức, hoặc trường hợp tác với một công ty du học, lữ hành đứng ra làm. Hãy hỏi rõ ai ký hợp đồng với trại nước ngoài, ai mua bảo hiểm, ai cử trưởng đoàn và ai chịu trách nhiệm khi có sự cố, vì giáo viên đi cùng chưa chắc đã là người chịu trách nhiệm pháp lý.