Một chương trình du học ngắn hạn "trọn gói" thường gồm học phí, chỗ ở, bữa ăn, đưa đón sân bay và các hoạt động trong lịch, nhưng vé máy bay, bảo hiểm, thị thực, phí ở nước đến, chuyến tham quan tuỳ chọn và tiền tiêu vặt có thể nằm trong hoặc ngoài gói tuỳ đơn vị. Vì không có định nghĩa chung, hai chương trình cùng ghi "trọn gói" có thể khác nhau rất nhiều về những gì thật sự được bao.
Bài này không nói về giá. Nó đưa ra danh mục các khoản thường gặp, cách hỏi từng khoản, những khoản hay "phát sinh" khi con đã ở nước ngoài, và cách đề nghị đơn vị tổ chức ghi bằng văn bản để gia đình so sánh trên cùng một rổ.
"Trọn gói" là một từ tiếp thị, không phải một tiêu chuẩn
Trong các tài liệu tuyển sinh, "trọn gói", "all-inclusive", "chi phí đã bao gồm" được dùng rất tự do. Có nơi trọn gói nghĩa là gia đình chỉ cần đưa con ra sân bay; có nơi trọn gói chỉ là học phí cộng chỗ ở cộng ăn uống tại trại, còn mọi thứ khác gia đình tự lo. Cả hai cách đều không sai nếu được nói rõ, nhưng rất dễ gây hiểu lầm khi gia đình so hai con số tổng mà không nhìn vào bên trong.
Có ba lý do khiến danh mục khác nhau. Thứ nhất, đơn vị tổ chức có thể không tự bán vé máy bay hay bảo hiểm mà để gia đình tự mua. Thứ hai, một số khoản phụ thuộc vào con, như thị thực, phí làm giấy tờ cho trẻ vị thành niên, bảo hiểm theo tuổi. Thứ ba, một số khoản phụ thuộc vào lựa chọn của gia đình trong lúc con đã ở trại, như chuyến tham quan tuỳ chọn hay lớp học thêm.
Cách xử lý đơn giản: không so con số tổng, mà so danh mục. Đề nghị mỗi đơn vị điền cùng một bảng gồm các khoản, đánh dấu khoản nào trong gói, khoản nào ngoài gói, khoản nào gia đình tự lo, và ghi chú điều kiện nếu có.
Danh mục các khoản cần hỏi
Bảng dưới gom các khoản hay gặp nhất trong một chương trình ngắn hạn ở nước ngoài. Gia đình có thể in ra, gửi đơn vị tổ chức và đề nghị điền vào cột thứ hai.
| Khoản | Trong gói, ngoài gói hay tự lo? | Câu hỏi đi kèm |
|---|---|---|
| Học phí, tài liệu học | Có phí thi xếp lớp, sách, dụng cụ riêng không | |
| Chỗ ở | Phòng mấy người, có phụ phí phòng ít người không | |
| Bữa ăn | Ba bữa mọi ngày, kể cả cuối tuần và ngày đi tham quan không | |
| Đưa đón sân bay | Đón ở sân bay nào, giờ nào, ngoài giờ có phụ phí không | |
| Vé máy bay | Hạng vé, hành lý ký gửi, điều kiện đổi vé | |
| Bảo hiểm | Ai mua, chi trả gì, hạn mức, có cho hoạt động thể thao không | |
| Thị thực, giấy tờ nước đến | Phí thị thực, phí giấy tờ cho trẻ vị thành niên, giấy phép học | |
| Hoạt động trong lịch | Hoạt động nào có phí riêng, ví dụ bơi, cưỡi ngựa, đi thuyền | |
| Chuyến tham quan cuối tuần | Bắt buộc hay tuỳ chọn, vé vào cửa, ăn trưa trong chuyến đi | |
| Trưởng đoàn | Chi phí trưởng đoàn chia vào gói hay tính riêng | |
| Giặt là, đồng phục, tiện ích | Giặt mấy lần một tuần, có áo đồng phục, mạng internet | |
| Tiền tiêu vặt, đặt cọc phòng | Trại có giữ hộ tiền không, có tiền cọc hư hỏng không |
Bảng điền đủ là cơ sở so sánh tốt hơn mọi con số tổng. Nếu một đơn vị không muốn điền, hoặc để trống nhiều ô, gia đình có thể coi những ô trống là "chưa rõ" và hỏi tiếp trước khi quyết định.
Vé máy bay và bảo hiểm: hai khoản dễ hiểu lầm nhất
Vé máy bay trong gói chưa chắc là vé đi cùng đoàn. Có nơi đặt vé đoàn, có nơi chỉ cấp một khoản để gia đình tự đặt. Nếu tự đặt, cần khớp giờ đến với giờ đón của trại và hỏi ai đi cùng con trên chuyến bay.
Điều kiện đổi, huỷ vé quan trọng hơn giá vé. Vé đoàn giá tốt thường đi kèm điều kiện đổi chặt. Nếu con ốm phải về sớm hoặc lịch thay đổi, chi phí đổi vé ai chịu là câu cần hỏi ngay từ đầu.
Hành lý ký gửi có trong vé không. Một số vé giá thấp không kèm hành lý ký gửi. Chuyến đi bốn tuần thường cần ít nhất một va li ký gửi; thiếu thì phát sinh ở quầy sân bay.
Bảo hiểm "đã bao gồm" cần xem hợp đồng bảo hiểm thật. Hỏi tên công ty bảo hiểm, tên gói, hạn mức chi phí y tế, có chi trả cho hoạt động thể thao, dưới nước, có chi trả chi phí đưa người nhà sang hay đưa con về nước không, và đường dây hỗ trợ khẩn cấp.
Một số nước hoặc trại yêu cầu bảo hiểm riêng. Trại có thể đòi bảo hiểm của họ, hoặc yêu cầu hợp đồng bảo hiểm đáp ứng mức tối thiểu. Kiểm trước để tránh mua hai lần.
Phí ở nước đến và giấy tờ cho trẻ vị thành niên
Một số nước có thủ tục và lệ phí riêng cho trẻ vị thành niên nhập cảnh không cùng cha mẹ, hoặc cho người nước ngoài học ngắn hạn. Ví dụ quen thuộc với học sinh Việt Nam đi học tiếng Anh ở Philippines là giấy miễn trừ cho trẻ dưới mười tám tuổi đi không có cha mẹ và giấy phép học ngắn hạn; các nước khác có quy định khác. Mức phí và thủ tục thay đổi theo thời gian, nên phần này cần hỏi theo đợt cụ thể và đối chiếu với thông tin của cơ quan xuất nhập cảnh nước đến.
Điều gia đình cần biết là ai làm thủ tục, khoản phí nằm trong gói hay đóng riêng, đóng ở Việt Nam hay đóng khi con đến nơi. Khoản đóng khi đến nơi hay bị quên, vì không xuất hiện trong hoá đơn ở Việt Nam mà trại thu trực tiếp trong tuần đầu.
Phía Việt Nam cũng có giấy tờ cho trẻ đi cùng người không phải cha mẹ, như giấy đồng ý hoặc uỷ quyền của cha mẹ. Hãng bay và cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu khác nhau theo từng thời điểm. Đơn vị tổ chức nên hướng dẫn cụ thể, và gia đình nên kiểm lại với hãng bay trước ngày bay vài tuần.
Những khoản hay "phát sinh" khi con đã ở nước ngoài
Phần lớn tranh cãi về chi phí không đến từ con số ban đầu mà từ những khoản xuất hiện khi con đã ở trại. Nên hỏi trước về các tình huống sau:
- Chuyến tham quan tuỳ chọn. Con thấy bạn cùng phòng đăng ký và muốn đi theo. Ai quyết định, trại có hỏi cha mẹ trước không, thanh toán thế nào.
- Khám bệnh trước khi bảo hiểm thanh toán. Nhiều phòng khám thu tiền ngay, bảo hiểm hoàn sau. Ai ứng trước.
- Mất hoặc làm hỏng đồ của trại. Chìa khoá phòng, thẻ ra vào, thiết bị học. Có tiền cọc không, trừ thế nào.
- Đổi vé về sớm. Vì ốm, vì nhớ nhà, vì kỷ luật. Chi phí vé mới, người đi cùng, phí phạt đổi vé.
- Lớp học thêm, kèm riêng. Một số trại giới thiệu lớp kèm riêng buổi tối. Có cần thiết không, có tính thêm không.
- Mua sắm và tiền tiêu vặt. Đồ lưu niệm, đồ ăn vặt, sim điện thoại. Trại có giữ tiền hộ và ghi sổ chi tiêu cho trẻ nhỏ không.
Thống nhất trước với đơn vị tổ chức một nguyên tắc: mọi khoản phát sinh vượt một mức nhất định đều phải hỏi cha mẹ trước, trừ trường hợp khẩn cấp về sức khoẻ. Nguyên tắc này tránh được phần lớn bất ngờ.
Xin bản liệt kê bằng văn bản
Lời nói ở buổi tư vấn rất dễ hiểu khác nhau. Năm bước dưới đây giúp mọi khoản được ghi ra giấy trước khi gia đình đặt cọc.
- Gửi bảng danh mục ở trên cho đơn vị tổ chức và đề nghị điền đủ từng ô.
- Hỏi lại những ô ghi "tuỳ" hoặc "theo thực tế", đề nghị ghi mức dự kiến hoặc nguyên tắc tính.
- Đối chiếu bảng với dự thảo hợp đồng; khoản nào ghi trong bảng mà không có trong hợp đồng thì đề nghị đưa vào phụ lục.
- Hỏi về tỷ giá và cách thanh toán nếu một phần chi phí tính bằng ngoại tệ: chốt tỷ giá lúc nào, thanh toán mấy đợt.
- Lưu bản cuối cùng cùng hợp đồng, gửi một bản cho người thân sẽ liên lạc với đơn vị khi cha mẹ bận.
Đội tư vấn Du Học Ngắn Hạn gửi bảng danh mục này cho mọi gia đình trước khi ký, ghi rõ từng khoản trong gói, ngoài gói và gia đình tự lo, để gia đình so sánh với bất kỳ chương trình nào khác đang cân nhắc.
So sánh hai chương trình khi danh mục khác nhau
Khi đã có hai bảng điền đủ, việc so sánh trở nên rõ ràng hơn nhiều. Bước đầu là đưa hai bảng về cùng một rổ: với mỗi khoản một bên có trong gói còn bên kia không, ước tính chi phí gia đình phải tự bỏ thêm cho bên thiếu. Bước thứ hai là so những thứ không quy ra tiền được: số giờ học thật, tỷ lệ người giám sát, kiểu phòng ở, có trưởng đoàn hay không.
Thường gia đình sẽ thấy chương trình có con số tổng thấp hơn không hẳn rẻ hơn khi cộng đủ các khoản ngoài gói; và chương trình có con số cao hơn đôi khi bao luôn những thứ gia đình đằng nào cũng phải mua. Cũng có trường hợp ngược lại: chương trình đắt hơn bao những thứ gia đình không cần, như chuyến tham quan dài mà con dễ say xe.
Điều quan trọng nhất là gia đình biết mình đang trả cho cái gì. Một chương trình rõ ràng về danh mục, kể cả khi không rẻ, thường cũng rõ ràng ở những chuyện khác, từ lịch trình tới cách xử lý sự cố.
Một mẹo nhỏ khi so: đánh dấu riêng những khoản gia đình biết rõ là sẽ dùng, những khoản có thể dùng và những khoản không cần. Chỉ cộng nhóm thứ nhất và một phần nhóm thứ hai vào chi phí thật. Cách này giúp tránh hai sai lầm ngược nhau: chọn gói rẻ rồi bị cộng thêm nhiều khoản bắt buộc, hoặc chọn gói đắt vì thấy nhiều thứ được bao mà con chẳng dùng tới. Cũng nên để ra một khoản dự phòng cho các tình huống phát sinh đã nêu ở trên, vì gần như chuyến đi nào cũng có ít nhất một khoản ngoài dự tính.
Câu hỏi thường gặp
Chương trình trọn gói có bao gồm vé máy bay không?
Tuỳ đơn vị. Có nơi bao vé đoàn khứ hồi, có nơi chỉ bao chi phí tại trại và để gia đình tự đặt vé. Hỏi rõ hạng vé, hành lý ký gửi, điều kiện đổi vé và ai đi cùng con trên chuyến bay trước khi so sánh.
Có nên tự mua bảo hiểm thay vì dùng gói bảo hiểm của đơn vị?
Có thể, nếu gói tự mua đáp ứng yêu cầu của trại và nước đến, và chi trả cho các hoạt động con sẽ tham gia. Cần đọc kỹ phần loại trừ, hạn mức chi phí y tế và quyền lợi đưa con về nước. Trước khi mua, gửi thông tin gói cho đơn vị tổ chức để họ kiểm với trại.
Tiền tiêu vặt nên đưa con mang theo dạng nào?
Với trẻ nhỏ, nhiều trại nhận giữ tiền hộ và phát theo tuần. Với học sinh lớn, kết hợp một ít tiền mặt bản địa và một thẻ có hạn mức thấp thường tiện. Thống nhất trước với con mức chi tiêu mỗi tuần và cách báo khi hết tiền.
Khoản nào thường bị quên khi tính chi phí?
Hay bị quên nhất là phí giấy tờ đóng khi đến nơi, chuyến tham quan tuỳ chọn, chi phí khám bệnh ứng trước, phụ phí đưa đón ngoài giờ và phí hành lý. Bảng danh mục trong bài giúp gia đình hỏi đủ các khoản này từ đầu.
Đơn vị báo "trọn gói" mà sau đó thu thêm thì xử lý thế nào?
Đối chiếu khoản thu thêm với bảng danh mục và hợp đồng đã ký. Nếu khoản đó đã ghi trong gói, gia đình có cơ sở từ chối hoặc khiếu nại. Nếu không ghi rõ, trao đổi thẳng với đơn vị, đề nghị giải thích bằng văn bản. Đó là lý do nên xin bản liệt kê trước khi đặt cọc.
Có nên chọn chương trình nhiều khoản trong gói nhất?
Không nhất thiết. Gói bao nhiều thứ tiện cho gia đình bận rộn, nhưng có thể gồm cả những thứ con không cần. Điều cần là gói khớp với nhu cầu thật của con và của gia đình, và mọi khoản đều được ghi rõ.