Chọn đơn vị tổ chức du học ngắn hạn là kiểm bốn điều trước khi giao con: pháp nhân ký hợp đồng và giấy phép cho đúng phần việc, độ gần thật với trại hoặc trường đối tác, cách đơn vị lấp những khoảng nối giữa các bên, và việc đơn vị có dám nói "không" khi chương trình chưa hợp với con. Trong giờ học và sinh hoạt ở trại, người trông con trực tiếp là nhân viên của trại; đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm về việc đã chọn đúng trại, đã nói đúng sự thật với gia đình và có mặt khi cần. Vì thế, chọn đơn vị thực chất là chọn người đã chọn trại cho con.
Phân vai chi tiết giữa trường, đơn vị, trưởng đoàn và gia đình có ở bài riêng trong chuyên mục hiểu đúng du học ngắn hạn. Bài này đi thẳng vào câu hỏi của phụ huynh đang đứng trước hai ba đơn vị: dựa vào đâu để chọn, kiểm những gì và mất bao lâu.
Ba kiểu đơn vị tổ chức thường gặp
Các đơn vị đưa học sinh Việt Nam đi chương trình ngắn hạn thường thuộc một trong ba kiểu dưới đây, hoặc kết hợp. Mỗi kiểu có thế mạnh và chỗ cần hỏi riêng.
| Kiểu đơn vị | Thế mạnh thường thấy | Chỗ cần hỏi kỹ |
|---|---|---|
| Công ty tư vấn du học có mảng ngắn hạn | Hiểu trường, hiểu học sinh, quen hồ sơ giấy tờ | Phần vé, lưu trú, tham quan do ai làm; có người dẫn đoàn quen việc hậu cần không |
| Công ty lữ hành có mảng giáo dục | Giỏi hậu cần: vé đoàn, đưa đón, xử lý chuyến bay trễ | Có hiểu chương trình học, xếp lớp, đời sống nội trú của trẻ không |
| Đại lý hoặc văn phòng đại diện của một trại, trường | Biết rất rõ một chương trình cụ thể | Chỉ giới thiệu một trại nên ít so sánh; có khách quan khi con không hợp không |
| Trường học ở Việt Nam tự tổ chức | Biết từng em, có giáo viên quen đi cùng | Đã có bài riêng trong chuyên mục; hỏi trường hợp tác với ai cho phần hậu cần |
Không kiểu nào tốt hơn hẳn. Điều cần là biết đơn vị mình đang xem thuộc kiểu nào, để hỏi đúng vào chỗ yếu tự nhiên của kiểu đó thay vì chỉ nghe về chỗ mạnh.
Thước đo chọn: đơn vị tốt làm gì trước, trong và sau chuyến đi
Trước chuyến đi: chọn và kiểm đối tác. Đơn vị tổ chức nên tự đến hoặc đã từng gửi người đến trại, biết phòng ở thật trông thế nào, biết đầu bếp nấu gì, biết người phụ trách học sinh quốc tế là ai. Họ cũng nên có bản chính sách bảo vệ trẻ, nội quy và kế hoạch xử lý sự cố của trại để gửi gia đình đọc.
Trước chuyến đi: chuẩn bị gia đình và con. Buổi họp đoàn, danh sách đồ cần mang, giấy tờ, hướng dẫn liên lạc, thông tin y tế của con gửi cho trại. Phần này làm kỹ thì tuần đầu ở trại nhẹ đi rất nhiều.
Trong chuyến đi: một đầu mối trả lời được. Gia đình cần biết gọi ai khi con nhắn tin buồn lúc nửa đêm, khi trại báo con sốt, khi chuyến bay về bị hoãn. Đầu mối đó phải có quyền quyết định hoặc liên lạc được ngay với người có quyền.
Trong chuyến đi: theo dõi chứ không chỉ chờ báo. Đơn vị tốt chủ động hỏi trại về từng em, gửi cập nhật định kỳ theo cách đã thống nhất, và báo gia đình cả những chuyện nhỏ như con đổi phòng, con bỏ một hoạt động.
Sau chuyến đi: khép lại cho tử tế. Chuyển báo cáo của trại cho gia đình, nhận phản hồi, xử lý khiếu nại nếu có, và rút kinh nghiệm cho đợt sau. Một đơn vị không hỏi gia đình cảm nhận thế nào sau chuyến đi thường cũng không học được gì từ chuyến đi đó.
Đơn vị gần trại đến đâu: điều quyết định hơn lời hứa
Khi con đã ở trong trại, người quyết định hằng ngày là nhân viên của trại: giáo viên trong lớp, người hướng dẫn hoạt động, quản sinh ở khu nội trú, nhân viên y tế. Họ làm việc theo nội quy và quy trình của trại, theo luật của nước sở tại về chăm sóc trẻ em, và theo kế hoạch xử lý sự cố của chính họ. Đơn vị tổ chức ở Việt Nam không thể và không nên can thiệp vào từng quyết định trong giờ hoạt động.
Điều đó có hai hệ quả cho phụ huynh. Thứ nhất, chất lượng của trại quan trọng hơn lời hứa của đơn vị tổ chức: một đơn vị nhiệt tình không bù được một trại thiếu người trực đêm. Thứ hai, khi có sự cố trong giờ hoạt động, thông tin đi theo chuỗi trại báo đơn vị tổ chức, đơn vị tổ chức báo gia đình, nên cần biết trước chuỗi đó mất bao lâu và có đường tắt nào khi khẩn cấp.
Ở các nước có hệ thống quản lý trại hè hoặc trường tiếng dành cho thiếu niên, trại thường phải đáp ứng yêu cầu về kiểm tra lý lịch nhân viên làm việc với trẻ, tỷ lệ người giám sát và sơ cứu. Ví dụ ở Anh, người làm việc với trẻ em thường phải qua kiểm tra lý lịch tư pháp DBS; ở Mỹ có Hiệp hội Trại hè Hoa Kỳ (American Camp Association) kiểm định trại theo bộ tiêu chuẩn riêng. Phụ huynh có thể hỏi đơn vị tổ chức trại đối tác đang tuân theo chuẩn nào và xin bản tóm tắt.
Giấy phép: tư vấn du học và lữ hành quốc tế là hai chuyện
Ở Việt Nam, một đơn vị đưa học sinh ra nước ngoài theo chương trình ngắn hạn có thể đang làm hai loại hoạt động khác nhau. Phần tư vấn và giới thiệu chương trình học ở nước ngoài thuộc lĩnh vực dịch vụ tư vấn du học, do ngành giáo dục quản lý. Phần bán trọn gói gồm vé máy bay, chỗ ở, tham quan cho khách ra nước ngoài thuộc lĩnh vực kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế theo Luật Du lịch 2017, cần giấy phép riêng của cơ quan quản lý du lịch.
Không phải đơn vị nào cũng tự làm cả hai. Có nơi chỉ tư vấn và ký với gia đình phần học, còn vé và tour cuối tuần do một công ty lữ hành đối tác đảm nhận; có nơi là công ty lữ hành có mảng giáo dục; có nơi là trường học tự tổ chức cho học sinh của mình. Mô hình nào cũng có thể làm tốt, miễn là gia đình biết mình đang ký với ai, cho phần việc nào, và giấy phép của bên đó là gì.
Cách kiểm đơn giản là hỏi thẳng: hợp đồng gia đình ký đứng tên pháp nhân nào, pháp nhân đó có giấy chứng nhận hoặc giấy phép gì liên quan đến phần việc trong hợp đồng, phần vé và lưu trú do ai xuất hoá đơn. Quy định về thủ tục và cơ quan cấp phép có thể thay đổi, nên khi cần chắc chắn, gia đình đối chiếu thêm với Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc cơ quan quản lý du lịch nơi đơn vị đặt trụ sở.
Những khoảng trống trách nhiệm hay bị bỏ sót
Phần lớn sự cố khó chịu trong các chuyến đi ngắn hạn không xảy ra trong lớp học, mà ở những khoảng nối giữa các bên. Nên hỏi riêng từng điểm dưới đây:
- Thời gian quá cảnh. Con ngồi chờ sáu tiếng ở sân bay trung chuyển: trưởng đoàn đi cùng hay hãng bay trông, hay không ai cả.
- Ngày đến sớm, ngày về muộn. Chuyến bay đến trước ngày trại nhận học sinh, hoặc bị hoãn sau ngày trại đóng cửa: con ngủ ở đâu, ai trả phòng.
- Hoạt động do bên thứ ba tổ chức. Chuyến đi biển cuối tuần do công ty tour địa phương dẫn: nhân viên trại có đi cùng không, bảo hiểm có chi trả không.
- Đưa con đi khám. Ai đưa con tới phòng khám hoặc bệnh viện, ai ở lại với con, ai ứng tiền trước khi bảo hiểm thanh toán.
- Con muốn về sớm. Vì nhớ nhà, vì ốm, vì bị kỷ luật: ai đặt vé, ai đi cùng con trên chuyến bay, chi phí tính thế nào.
- Đồ đạc thất lạc. Mất hộ chiếu, mất điện thoại: ai dẫn con đi trình báo, ai liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại.
Đơn vị có kinh nghiệm thường đã gặp đủ những tình huống này và trả lời được ngay. Câu trả lời ngập ngừng không có nghĩa là họ tệ, nhưng nghĩa là kế hoạch chưa được viết ra, và gia đình nên yêu cầu viết ra trước ngày đi.
Kiểm một đơn vị tổ chức trước khi giao con
Năm bước dưới đây không tốn nhiều thời gian và giúp gia đình có cơ sở thay vì chỉ dựa vào cảm giác tin tưởng.
- Xác định pháp nhân và người phụ trách. Tên công ty trên hợp đồng, mã số doanh nghiệp, địa chỉ văn phòng có người làm việc, tên người phụ trách hồ sơ của con.
- Hỏi về trại đối tác bằng câu cụ thể. Đơn vị đã gửi bao nhiêu đợt học sinh tới trại này, lần gần nhất là khi nào, người của đơn vị đã ở trại bao lâu.
- Xin tài liệu của trại. Nội quy, chính sách bảo vệ trẻ, kế hoạch sự cố, mẫu lịch tuần. Đơn vị không có hoặc không chịu gửi là dấu hiệu cần cân nhắc.
- Nói chuyện với một gia đình đã đi. Nhờ đơn vị kết nối, hỏi họ điều không vừa ý nhất và đơn vị đã xử lý thế nào.
- Đọc kỹ dự thảo hợp đồng trước khi đặt cọc. Đặc biệt các phần thay đổi chương trình, huỷ, bất khả kháng, kỷ luật và giải quyết khiếu nại.
Nếu cần, đội tư vấn của Du Học Ngắn Hạn, thuộc Global Gate Pass, sẵn sàng gửi đủ bộ tài liệu này cho chương trình gia đình đang xem, kể cả khi gia đình chưa quyết định đăng ký.
Một đơn vị tổ chức tốt nói "không" ở đâu
Có một cách khá chắc để nhận ra đơn vị đặt an toàn của con lên trên doanh số: họ biết từ chối. Họ nói chương trình này chưa hợp với con vì con chưa từng ngủ xa nhà; họ khuyên đi hai tuần thay vì sáu tuần cho lần đầu; họ không nhận một em đang có vấn đề sức khoẻ chưa ổn định vào trại có nhiều hoạt động dưới nước; họ không hứa con sẽ "lên band" sau bốn tuần.
Họ cũng nói "không biết" khi không biết, rồi hẹn trả lời sau khi hỏi trại. Một người tư vấn trả lời trôi chảy mọi câu, kể cả những câu cần thông tin từ phía trại, đáng để hỏi lại nguồn của câu trả lời. Trong lĩnh vực có trẻ em đi xa, câu trả lời đúng mà chậm luôn tốt hơn câu trả lời nhanh mà phỏng đoán.
Cuối cùng, đơn vị tốt viết ra những gì họ hứa. Lời nói ở buổi tư vấn dễ quên và dễ hiểu khác nhau; lịch trình, danh sách khoản trong gói, tỷ lệ giám sát, kênh liên lạc khẩn cấp nếu được ghi thành văn bản thì cả hai bên đều có chỗ dựa khi cần đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký trực tiếp với trại nước ngoài có rẻ và an toàn hơn qua đơn vị tổ chức không?
Đăng ký trực tiếp hoàn toàn được, nhất là với học sinh lớn và gia đình quen đi lại. Khi đó gia đình tự lo vé, đưa đón, bảo hiểm và tự làm đầu mối liên lạc. Qua đơn vị tổ chức, gia đình có người lo phần nối giữa các bên và có người nói tiếng Việt khi có chuyện. Nên so cả phần việc được làm, không chỉ chi phí.
Đơn vị tổ chức có chịu trách nhiệm nếu con bị thương trong giờ hoạt động không?
Trách nhiệm trực tiếp trong giờ hoạt động thường thuộc về trại theo luật nước sở tại và điều khoản của trại. Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm theo hợp đồng ký với gia đình, thường gồm việc chọn trại phù hợp, cung cấp thông tin trung thực, hỗ trợ xử lý và làm việc với bảo hiểm. Đọc kỹ phần này trong hợp đồng trước khi ký.
Làm sao biết đơn vị có thật sự từng gửi học sinh tới trại đó?
Hỏi số đợt, năm gần nhất, nhờ kết nối với một gia đình đã đi, và xin ảnh hoặc báo cáo nội bộ của chuyến trước có che thông tin cá nhân. Đơn vị có quan hệ thật với trại thường biết tên người phụ trách học sinh quốc tế và kể được chi tiết sinh hoạt không có trong tài liệu quảng cáo.
Văn phòng của Du Học Ngắn Hạn ở đâu?
Đội tư vấn Du Học Ngắn Hạn thuộc Global Gate Pass, văn phòng hiện tại ở Tầng 1, Toà nhà Jamona Heights, 210 Bùi Văn Ba, phường Tân Thuận, TP.HCM. Gia đình có thể đặt lịch gặp để xem tài liệu của chương trình đang cân nhắc, kể cả chương trình của đơn vị khác.
Đơn vị tổ chức có nên cử người ở lại suốt khoá với học sinh không?
Với đoàn đông học sinh nhỏ tuổi, có người của đơn vị hoặc trưởng đoàn ở gần trại suốt khoá giúp ích nhiều. Với học sinh lớn đi lẻ vào trại quốc tế, việc này không bắt buộc nếu trại có nhân viên phụ trách học sinh quốc tế tốt và đơn vị có đầu mối trực liên lạc. Điều cần là biết rõ mô hình nào đang được áp dụng.
Nếu đơn vị tổ chức đóng cửa giữa chừng thì sao?
Rủi ro này hiếm nhưng có. Gia đình nên biết hợp đồng giữa đơn vị và trại đã được thanh toán tới đâu, vé máy bay đứng tên ai, bảo hiểm đã phát hành chưa. Giữ bản sao các giấy tờ này và có liên lạc trực tiếp của trại giúp gia đình chủ động khi có chuyện bất thường.